コラム
内容証明の郵送方法をポイント解説！
せっかく作成した内容証明が郵送で間違えないように、郵送方法について解説します。
なお、郵便局に持ち込む郵送方法で、インターネットを使った「電子内容証明サービス」ではございません。
内容証明を出す前のポイント！
配達可能な郵便局か確認
内容証明は、どの郵便局でも扱っているわけではなく、比較大きな郵便局でなければ送れません。
あらかじめ、インターネットや電話などにより、確認しましょう。
郵便局に持参するもの
郵便局に持参するものは、原則として以下の5点になります。
- 内容証明で送る通知書（3通）
- 封筒（1通）
- 差出人の印鑑
- 郵便料金
- 印鑑
封筒には、表面に相手側の住所氏名を記載し、裏面に差出人の住所氏名を記載します。
郵便局員が形式に沿っているか確認しますので、封筒は封をしない状態で持参します。
郵便局員が確認した際に、訂正や契印（割印）の押し忘れなどを指定されることがあるので、印鑑の持参がお勧めです。
具体的手続き
内容証明を郵便局の窓口で提出すると、郵便局員の形式面のチェックが行われます。
チェックが終わると、郵便局員は通知書3通の余白に「郵便局が確認した旨」及び「通信日付印」を押します。
そして、通知書を封筒に入れて封をするよう指示がされます。
その後、謄本1通（差出人が保管する内容証明）と「受領証」が交付されます。
「受領証」は、郵便局に保管している内容証明を閲覧したいときや、再度証明の際に使用するので、大切に保管しましょう。
配達証明を付す
内容証明を送る際は、必ず「配達証明付きの内容証明」をお願いしてください。
配達証明がないと、いつ相手方に到達したのか分からないおそれがあります。
費用
必要な費用は以下の通りです。
| 内容証明 (1枚) | 430円 |
| ＋1枚につき | 260円 |
| 通常郵便 *内容証明に必要 | 94円 |
| （オプション） | |
| 一般書留 *内容証明に必要 | 435円 |
| 配達証明 *内容証明に必要 | 320円 |
| 速達 | 290円 |
仮に2枚綴りの通知書を配達証明付きで郵送する場合は以下になります。
- 通常郵便物の料金 94円
- 内容証明料金 950円
- 書留料金 435円
- 配達証明料金 320円
合計 1,539円
内容証明を出した後のポイント！
相手が受領しない場合
内容証明を送ったものの、相手方に届かないことがあります。
その場合の対処法について説明します。
①受取拒否の場合
郵便物局員が持参した際に、相手方が、受け取ったらマズイと受取拒否することがあります。
この場合、「受取拒否」の紙が封筒に貼り付けられた上、差出人のもとに返送されます。
相手方は読んでいないことになりますが、法律上は、「到達」したと判断されます。
つまり、相手方が受取拒否をしても、内容証明に記載された意思表示が相手方に到達していることになります。
なお、同居人が受け取った場合も、「到達」の効果が認められます。
よって、「受取拒否」として返送されたときには、再度郵送する必要はなく、大切に保管しておけばよいことになります。
②留守で不在の場合
相手方が留守の場合には、郵便局員が「7日以内に再送または取りに来る」旨の書面をポストします。
その間に相手方が取りに来ない場合は、「不在のため保管したが、保管期間が経過したので返送」の紙が貼り付けられた上、差出人のもとに返送されます。
この場合には、受取拒否とは異なり、「到達」の効果は生じません。
そのため、相手方に届くまで何度も内容証明を送るか、それ以外の手段を取る必要があります。
具体的には、書面を持って相手方の家に持参し直接渡すこと。その場合には受領証をもらうようにしましょう。
また、相手方に届いているか確認はできませんが、内容証明のコピーを普通郵便で送ることになります。
③転居先不明の場合
相手方が転居する際に郵便局に転居届を出していないと、「転居先不明」で差出人に返送されます。
転居先不明の場合には、相手方に「到達」したと効果が認められません。
相手方が住民票を移転している場合、弁護士等に依頼することで、現在の住民票を調査することが可能です。
しかし、住民票の住所も変更していない場合には、「裁判所の公示送達」という手続きが必要です。
公示送達を実施すると、一定期間の経過をもって相手方に意思表示が到達した効果が認められます。
しかし、費用と時間がかかるため、重要な内容証明を送付する場合に限られるだろうと思います。
再度証明
保管していた内容証明を紛失してしまったときには、発送してから5年以内であれば、「再度証明」という手続きを用いて、郵便局に保管してある内容証明の写しを再発行してもらうことが可能です。
この手続きには、発送時に受領する「受領証」が必要となります。
また、差出人しか再度証明の手続きを申請できません。
なお、再度証明には一定の費用がかかります。
以上、内容証明の郵送におけるポイントを解説しました。ミスがないように郵送するようにしてください。